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视频会议设备维修系统规划和建设指南

   SARS疫情过后,视频会议设备维修已经成为行业的新热点,许多政府单位和企业领导纷纷认识到,视频会议设备维修不仅是应急办公的重要手段,还是节省差旅费用,提升内部分支机构协同能力的非常重要的技术系统。许多企业、政府领导和CIO对视频会议设备维修的规划和选型已经迅速展开,由于视频会议设备维修在国内的应用还不是很普及,如何规划、选购和建设一个好的、符合本单位实际需求的视频会议设备维修系统是目前许多CIO面临的难题。本指南作者在业内从事视频会议设备维修有6年多较为丰富的经验,愿意将经验和心得总结出来与大家共享。本指南是从CIO视野接触视频会议设备维修系统的步骤出发的,请大家在阅读时注意。

一、 综合了解一下视频会议设备维修系统的基础知识
        1、视频会议设备维修系统的定义:
        视频会议设备维修系统是指不同地方的人员通过计算机网络和专用的视频会议设备维修软件或硬件系统,使得在地理上分散的人可以实时地看到对方图像和声音,达到如同在一起开会一样的效果。
        2、视频会议设备维修系统的应用环境需求:
        视频会议设备维修系统传送的是多媒体数据,与普通数据不同,由于声音和动态图像的源信号的数据量较大,无法直接在一般条件的数字线路上传输。同时,基于对实际使用效果的要求,用户还要求传送的声音、图像信号连续平滑,其它辅助功能使用简捷。因此,要达到这样的效果,系统在声音、图像压缩、通讯线路条件、数据和应用程序共享等方面都对技术提出了很高的要求。
        在前几年,视频会议设备维修系统一般在中高速专线上运行,设备绝大部分也是专用的,所以系统费用非常高昂,同时支持的群组会议成员也比较少,无法适应普通用户使用。目前视频会议设备维修已经开始逐步向宽带INTERNET网络发展,费用也开始大幅度下降。
        3、视频会议设备维修系统现行的标准:
        国际电信联盟ITU对于视音频通讯及其兼容性的技术进行了规范,在这些基本的协议中,同时对语音、视频的编码格式,用户控制模式等要件进行了相关的规定。ITU-T制定的适用于视频会议设备维修的标准有: H.320协议(用于ISDN上的群视频会议设备维修)、H.323协议(用于局域网上的桌面视频会议设备维修)、H.324(用于电话网上的视频会议设备维修)和H.310(用于ATM和B-ISDN网络上的视频会议设备维修)。目前在通讯协议这块,一直没有探索出很满意的协议,比如目前最普遍的H.323,由于是1996年制定的,当时没有完全考虑到目前复杂的网络环境,而这一标准是基于IP网络(如局域网)上进行的多方视音频通信技术得以实现的,因此在这一技术基础上搭建运营平台,一定主要采用专线的接入方式。专线接入的问题在于费用比较高,只有少数企业用户才能使用;一旦脱离了运营商的专线网络,就会普遍存在带宽不足、瞬时拥塞、高丢包率等问题的影响,令视音频质量很难达到令用户满意的水平。目前各视讯厂商都在纷纷制定符合目前国内网络环境的通讯协议标准。
       4. 视频会议设备维修产品的基本形态
       一般的视频会议设备维修系统整体系统包括了:MCU (视频会议设备维修服务器)、会议室终端、PC桌面型终端、电话接入网关等几个部分。各种不同的终端都连入MCU进行集中交换,组成一个视频会议设备维修网络。还有些厂家,如国内领先的视频会议设备维修提供商瑞福特公司还专门设计了语音会议系统等,可以让所有桌面用户通过PC参与语音会议,这些是在视频会议设备维修基础上的衍生。
       (1) 多点处理单元(MCU)
        MCU是视频会议设备维修系统的核心部分,为用户提供群组会议、多组会议的连接服务。目前主流厂商的MCU一般可以提供单机多达32用户的接入服务,并且可以进行级联,可以基本满足用户的使用要求。MCU的使用和管理不应该太复杂,要使客户方技术部甚至行政部的一般员工能够操作。
       (2) 大中小型会议室终端产品
       大中小型会议室终端产品是提供给用户的会议室使用的,设备自带摄像头和遥控键盘,显示可以通过电视机或者是投影仪,用户可以根据会场的大小选择不同的显示设备。一般会议室设备带SONY或CANON的专用摄像头,可以通过遥控方式前后左右转动从而可以覆盖到会议的任何人和物。
       (3) 桌面型(PC)终端产品
       直接在电脑上进行视频会议设备维修、一般配置费用比较低的PC摄像头,常规情况下只能1人使用。目前不少企业选择软硬结合的方式,可以在每个分支机构的会议室安装硬件终端,在其它无会议室环境的办事处选择桌面型视频软件终端。
       (4) 电话接入网关
用户直接通过电话或手机可以在移动情况下加入到视频会议设备维修中来,这点对国内许多领导和出差多的人尤其重要。可以说今后将成为视频会议设备维修不可或缺的功能。
       二、 了解一下视频会议设备维修行业应用现状以及发展趋势
       经过近几年的发展和市场推动,了解视频会议设备维修系统的都比较清楚它的应用主要在:远程分支机构会议、商务会议、远程培训、远程销售与支持、远程教育、远程医疗等方面。
各政府机构、事业单位、行业企业用户由于工作需要,经常需要召开行政会议,比如政府中的财政会议、计划会议,企业中的董事会、总裁办会议、分公司经理级会议等。在这些会议中,与会者遍布各地,会议的召开可以是定期或者是随机性的,大多数会议内容与工作性质相关。除上述传统行政会议外,各类用户的分支机构或部门中还经常举行与本部门工作性质密切挂钩的工作会议,如技术部、财务部、信息部等部门级别的会议。上述会议在传统模式中,需要与会者长途跋涉集中于一地,既浪费了宝贵的时间,又增添了差旅费用,并且无法随时进行小型的讨论。
对于证券公司散户厅、大户室和互联网上的投资者,交易部的讲解人要为客户提供详细的分析内容,如同电视台股评一样在讲解的同时用户可以同时看到变化的股票曲线图,同时还可以利用系统的双向功能与投资者形成互动,这种同步股评讲解系统将成为证券公司对广大投资者很好的服务工具之一;在教育机构中,远程的实时可视化课件系统也备受关注,学生既需要看到多媒体课件,又需要通过老师的肢体语言来体会;在医疗领域,远程诊断系统将越来越多的应用于普通家庭当中,足不出户就可以寻医问药;在一般企业中,总部对分支机构的各类业务培训、技术培训都可以通过这类系统来完成。
       总而言之,随着国内数据网络等基础设施的不断完善,各政府机构、事业单位、行业企业大部分已经完成了广域网模式或宽带INTERNET接入等多种线路组成的宽带数据网络。由于这些线路是采用包月的租赁方式,充分利用网络视频会议设备维修系统,将信息传递生动化,建立基于视音频多媒体技术的、互动的对话渠道,是对现有的网络平台的一种升值。
       视频会议设备维修目前的发展趋势主要有以下几点:
        1、 视频会议设备维修市场已经从中央、省部级政府和大企业向地市县级政府单位和中小型企业迅速扩展;
        2、 在网络环境上从单纯的专线网络向INTERNET宽带网络发展;
        3、 视频会议设备维修应用开始进入综合应用时代,视频会议设备维修系统不仅仅只是停留在提供会议室开会的单一功能上,比如许多出差的领导用户就非常需要用电话加入视频会议设备维修,融合会议室、桌面会议、数据业务甚至电话接入的综合产品成为主流;
        4、部分性价比高的软硬结合的视频会议设备维修系统受到欢迎;
        5、国产厂商成长迅速。
三、 综合了解一下目前行业的主要视频会议设备维修系统提供商
        目前视频会议设备维修厂商分为传统视频会议设备维修硬件厂商、软件视频会议设备维修厂商以及全新一代的软硬结合视频会议设备维修厂商。
       主要视频会议设备维修硬件终端厂家:国外公司有POLYCOM、VCON、VTEL、TANDERBERG ,国内公司有瑞福特、华为、中兴通讯等,其中POLYCOM的市场占有率最高;TANDERBERG终端清晰度高,但价格非常高,在高端的用户层面上占有量最大;华为、中兴通讯偏重于电讯行业和军队项目;瑞福特定位在要求性价比比较高的中档项目上。
       主要MCU产家:ACCORD(被Polycom收购)、RADVISION、 国内的有DST、华为、瑞福特等。
       目前拥有全套产品线的公司很少,只有瑞福特、华为等有比较全面的产品线,由于带宽波动控制等重要功能需要MCU和终端前后两端配合,所以目前MCU和终端的融合成为一个重要趋势,比如POLYCOM就收购了ACCORD公司。目前瑞福特公司产品线非常齐全,其产品覆盖了MCU、会议室、桌面、电话接入、语音会议、及时通讯等功能。
       这里要着重介绍下瑞福特Smart In One 视频会议设备维修系统,这是目前在INTERNET下的全新一代视频会议设备维修系统,非常适合企业集团和上市公司、国际贸易企业等使用。其包含硬件会议室终端和软件桌面会议终端、视频会议设备维修服务器等部分,能够为用户提供在专线与宽带互联网等不同线路下的多达几百点的大型视频会议设备维修。不同于传统的硬件终端只能在专线环境下运做,Smart In One 采用自主研发的RCVP传输协议,支持NAT,代理服务器以及各种防火墙的自适应,能同时支持专线、互联网、局域网、无线网、卫星网等复杂的各种网络环境,并通过交互式Qos质量控制功能,能自动适应宽带波动,保证会议流畅稳定的进行。图像采用新一代自主开发的视频编解码算法(RIVC),能提供更逼真、清晰、流畅的图像,图像最高帧速可达30帧/秒,而且可以大大的降低视频的码流,真正实现互联网络传输高清视频图像。其单台视频会议设备维修服务器可以支持500个终端并发,同时支持的并发容量远远超过了传统视频会议设备维修系统。同时,不同于一些纯软件视频会议设备维修系统,由于大量视频会议设备维修仍是在会议室召开,瑞福特专门设计的会议室硬件终端高效、稳定、易用,独特设计了回音消除等专利芯片达到了专业视频会议设备维修系统的完美效果。Smart Ine One视频会议设备维修系统还具有超强的数据应用功能,包括资料分发、文档共享、会议录制、电子白板、协同浏览网页、应用程序共享等功能。
       Smart Ine One 视频会议设备维修系统的革命性不仅在于其适用环境打开了宽带应用的巨大空间,更关键的是其性价比对比传统硬件产家具有非常强大的竞争力,大量的政府和企业完全可以适合而不是昂贵的预算来投入购置。
四、 确定视频会议设备维修系统的需求和预算
        CIO通过以上基础认识后,就要确定视频会议设备维修系统短期需求和中长期需求、本单位的网络通讯状况、预算等。由于不同行业和单位的需求会区别很大,所以需要把具体的应用描述清楚,根据具体需求来寻找合适的解决方案。
       首先是明确系统的使用用户群与使用需求。如前面所述,建立视频会议设备维修有包括业务会议、商业会议、培训等各种不同的应用。所以要根据单位内部情况视频会议设备维修初期应用的重点,今后将如何扩展应用。
       举例来说许多上市公司除了常规业务会议外,可以考虑将视频会议设备维修与董事会应用结合起来。上市公司的重要股东、董事等分布在不同的地域,甚至包括境外。由于地理的限制,以前召开一次正式的董事会或者股东会经常需要大家聚集到一个地方,除了费用的问题最大的问题是无法及时召开股东会或者董事会议,给日常决策工作带来很大的不便。
       哪些点准备在会议室开,哪些可能部署在桌面电脑上开,是否需要电话接入以及最多时候有多少点同时开会。
       其次要考虑通讯线路现状与可能的线路规划,使用内部专线,还是通过INTERNET网络,甚至是混合类型,比如内部通过内部网,同时连接外部的INTERNET网络。
       最后要和领导确定一个视频会议设备维修系统的初步预算。预算可以从建立该视频会议设备维修系统可以为公司节省多少差旅费用、提高效率、公司IT投资等方面综合考虑。比如该系统首先用于分公司会议,估算一下如果上视频会议设备维修后每年分公司领导回总部开会的次数可以减少多少比例(如50%),可以省下多少差旅费用等。
       以某上市公司为例简要说明其视频会议设备维修系统需求与预算:
       1、 建设基于INTERNET宽带网的视频会议设备维修系统,先用于公司的分公司与总公司之间的业务会议,下一步扩展到董事会会议以及与上下游主要合作伙伴的业务会议。
       2、 该系统容量考虑并发20个用户,考虑扩展到40个。希望同时允许4个部门同时召开会议。
       3、 该系统在总部(深圳)和上海、北京、香港分公司考虑使用会议室产品,其他地方使用桌面系统。电话接入要求同时有4路并发以便领导出差可以随时召开电话会议或者利用手机参与到视频会议设备维修系统中
       4、 目前各分公司都是利用ADSL上网,总部是中国电信宽带接入。
       5、 预计上该系统后,公司一年可以节省差旅费用100万,该系统比较合理的预算可以在60万以下。
另一公司的需求可能是:
       1、 建设一个网络视频会议设备维修系统主要用于总公司和各分公司之间的培训。
       2、 要求系统容量并发30点,全面采用桌面系统,总部可以用投影仪投到大屏幕中。
       3、 要求具有很强的数据会议功能,包括电子白板、PPT共享、应用程序共享、会议录制和播放等功能。
       4、 要求所有分支机构的内部网用户也能参加培训(广播,不参与对话)。
       5、 预计上该系统后培训费用每年可以节省80万元,并大幅度提高培训效率,建议该系统预算在50万左右。
五、 对各厂商的接触和方案汇总
       在对内部应用需求、系统预算、线路环境等有个基本认识后,大家就可以根据预算情况接触主流品牌的视频会议设备维修系统提供商。这些公司里面大部分都是代理商或者系统集成商,有部分可以直接与厂商接触。
       汇总方案主要是要看这些公司的集成方案是否能满足本单位内部的视频会议设备维修整体需求和未来一个时期的需求。比如电话接入可能在内部规划时候认为是一定需要的,也是领导参与的主要方式,那就一定要看这些提供商是否有这样的产品和方案。
       在此基础上可以选取几家要求进一步的报价,因为报价与成交价一般还有一定幅度的折扣,所以只要不是相差太远则可以继续接触。就方案与提供商或集成商进行初步讨论和了解产品功能等。
       当前选购视频会议设备维修系统一定要去除“国外产品一定比国内产品好”的观念。实际上目前国内几个厂商的产品在产品性能、个性化的功能开发、服务等方面并不比国外公司差,性价比相对较高,随着中国视频会议设备维修系统市场的发展,许多国内公司如瑞福特、华为等竞争力越来越强,同时如果线路环境是在INTERNET上,瑞福特等国内公司产品表现更为出色。
六、 进行系统演示或者试用
俗话说,百闻不如一见。视频会议设备维修系统最重要的是整体效果的表现,所以正常情况下,都可以要求系统提供商进行演示,演示可能是远程演示(有些公司直接通过INTERNET演示)、现场演示等方式。
       在演示效果满意基础上,可以根据具体需求与提供商协调是否可以进行试用(也要考虑内部的试用环境是否具备等)。
       在演示和试用期间可以请有关使用人员包括领导者前来体验效果。这样对系统的选型就有更好的基础
       在演示中评判视频会议设备维修系统好坏的重要基本指标:
        1、 在一定带宽下(如512K)下的图像清晰度,图像是否有马赛克,图像帧速率。
        2、 声音是否清晰、有无断续,有无杂音和回音。
        3、 图像和声音的延时,一般在0.6秒内都比较正常
        4、 唇音是否同步,即图像和声音传过去后是否基本能和实际讲话相符。
        5、 并发用户多时效果是否依然保持不变。
        6、 在带宽波动情况下以上指标的表现效果是否依然保持不变。
七、 建设视频会议设备维修系统
         在以上调研基础上,可以正式写一份视频会议设备维修系统的建设规划报告(或可行性研究报告),综合项目建设意义和目标、产品选型、项目建设基本方案、预算等。
         得到领导同意和最后预算授权后,就可以选定一个厂商或系统集成商进入商务方面的谈判阶段进而进入建设阶段。
         视频会议设备维修系统的施工由于涉及到许多分部,所以要作好各地机构的协调工作,配合服务商进行施工
         如果是通过互联网运行还要考虑将MCU放置在IDC机房上,可以选取当地的或者大城市的主要IDC放置视频会议设备维修服务器,这样能够保证视频会议设备维修多人开会时的大带宽需求。
        在系统运行成功后,还要考虑如何作好视频会议设备维修的维护工作,同时可以考虑如何逐步扩大视频会议设备维修的应用范围,如从内部业务会议逐步向商务会议、培训、董事会等方面扩展,使视频会议设备维修发挥起更大的作用。

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